Если оглянуться на проект, вышедший за рамки бюджета, одной крупной ошибки обычно не обнаруживается. Обнаруживается череда мелких решений, каждое из которых по отдельности выглядело вполне разумным: небольшое расширение объёма работ, задержка на две недели, затем расходы на ускорение, чтобы её компенсировать. Перерасход — это сумма таких решений. Именно поэтому контроль бюджета — не столько отслеживание затрат, сколько обеспечение видимости решений.
Расползание объёма работ идёт незаметно
Большинство проектов растут не потому, что их объём официально расширили на совещании. Они растут за счёт мелких добавлений: раз уж мы здесь, сделаем и это; клиент всё равно этого ждёт; работа-то небольшая. Каждое добавление само по себе незначительно — и именно поэтому не фиксируется. А раз не зафиксировано, оно не попадает ни в бюджет, ни в график.
Решение не в том, чтобы отказываться от добавлений, а в том, чтобы рассматривать каждое как решение. Для любой новой работы, входящей в объём, достаточно одного вопроса: сколько времени и ресурсов это добавляет и кто это утверждает?
График и бюджет — это одно и то же
Самая дорогая статья в проекте обычно не материалы, а время. Команда, арендованное оборудование, стоимость финансирования и внимание руководства расходуются всё то время, пока проект идёт. Поэтому задержка графика уже ударила по бюджету, даже если не сделано ни одной дополнительной закупки.
Самая распространённая управленческая ошибка здесь — скрыть задержку и попытаться её поглотить. Задержка в две недели, о которой сообщили сразу, управляема; та же задержка, о которой сообщили поздно, растёт вместе с расходами на ускорение.
В проекте стоимость плохой новости растёт с каждой неделей промедления.
Привычки, которые защищают бюджет
- Объём работ зафиксирован письменно и утверждён, каждое изменение — отдельное решение
- Прогресс измеряется завершёнными результатами, а не потраченным временем
- Заранее выделенный резерв на позиции с высокой неопределённостью и обоснование к нему
- Список рисков с назначенным владельцем и регулярным пересмотром
- Рабочая культура, которая не наказывает за плохие новости и поощряет раннее их сообщение
Хорошее управление проектом не устраняет сюрпризы, а делает их заметными заранее. Отклонение, замеченное рано, порождает варианты; то же отклонение, замеченное поздно, порождает только убытки. В SAFARI CONSULTING мы ведём проекты по этому принципу, рассматривая объём работ и график как неотделимые части бюджета.