Uyum çalışmaları çoğu şirkette bir takvim maddesi olarak ele alınır: denetim yaklaşır, hazırlık başlar, evraklar toparlanır, süreç kapanır ve hayat kaldığı yerden devam eder. Bu yaklaşımın sorunu, denetimin geçmişe bakıyor olmasıdır. Denetim duyurulduğunda geriye dönük olarak düzeltebileceğiniz şeylerin sayısı oldukça sınırlıdır. Bu nedenle iç kontrol, denetime hazırlık faaliyeti değil, sürekli işleyen bir sistemdir.
Kontrol, güvensizlik değil tasarım meselesidir
İç kontrol denilince akla ilk gelen şey genellikle onay katmanları ve imza sayısıdır. Oysa iyi tasarlanmış bir kontrol sistemi işi yavaşlatmaz; hatanın ucuz olduğu yerde yakalanmasını sağlar. Bir ödeme hatası onay aşamasında yakalandığında düzeltme maliyeti neredeyse sıfırdır; aynı hata üç ay sonra mutabakatta ortaya çıktığında hem para hem itibar maliyeti üretir.
Bu nedenle kontrol tasarımında sorulacak soru kaç imza gerekiyor değil, bu süreçte hata en ucuz nerede yakalanır sorusudur. Cevap çoğu zaman daha fazla onay değil, daha erken kontroldür.
Yazılı olmayan süreç, var olmayan süreçtir
Şirketlerde pek çok kontrol fiilen çalışır ama yalnızca belirli kişilerin bilgisinde durur. Bu kişiler görevdeyken sistem sorunsuz görünür. Biri ayrıldığında ise kontrolün nasıl işlediği, kimin neyi kontrol ettiği ve istisnaların nasıl ele alındığı kimsenin tam bilemediği bir alana dönüşür.
Denetçinin bakacağı şey de tam olarak budur: kontrolün varlığı değil, tutarlı biçimde uygulandığının kanıtlanabilirliği. Yapılmış ama belgelenmemiş bir kontrol, denetim açısından yapılmamış sayılır.
Denetim, ne yaptığınızı değil; yaptığınızı gösterebildiğinizi ölçer.
Sürekli işleyen bir uyum düzeninin bileşenleri
- Süreçlerin ve kontrol noktalarının yazılı, güncel ve erişilebilir olması
- Görevler ayrılığı: onaylayan, uygulayan ve kaydeden rollerin farklı kişilerde olması
- İstisnaların nasıl ele alınacağının önceden tanımlanması ve kayıt altına alınması
- Düzenli iç gözden geçirme ve bulguların takibi için sahibi belli bir liste
- Mevzuat değişikliklerinin izlenmesi ve süreçlere yansıtılma yolu
Uyum çalışmalarının bir yan faydası, çoğu şirketin baştan beklemediği bir şeydir: süreçler yazılı hâle geldikçe operasyon da hızlanır. Kimin neyi ne zaman yapacağı netleştiğinde beklemeler azalır. SAFARI CONSULTING olarak iç kontrol ve denetim hazırlığını bu gözle ele alıyor, uyumu bir yük değil işleyen bir düzen olarak kuruyoruz.