Bütçesini aşan bir projeye sonradan bakıldığında, genellikle tek bir büyük hata bulunamaz. Bulunan şey, her biri kendi başına makul görünen bir dizi küçük karardır: küçük bir kapsam eklemesi, iki haftalık bir gecikme, sonra telafi için yapılan bir hızlandırma harcaması. Aşım, bu kararların toplamıdır. Bu nedenle bütçe kontrolü, harcamaları izlemekten çok kararları görünür kılmakla ilgilidir.
Kapsam kayması sessiz ilerler
Projelerin çoğu, kapsamı bir toplantıda resmen genişletilerek büyümez. Küçük eklemelerle büyür: madem buradayız şunu da yapalım, müşteri bunu da bekliyor, zaten küçük bir iş. Her bir ekleme tek başına önemsizdir ve tam da bu yüzden kayıt altına alınmaz. Kayıt altına alınmadığı için de bütçeye ve takvime yansımaz.
Bunun çözümü ekleme yapmamak değildir; her eklemenin bir kararmış gibi ele alınmasıdır. Kapsama giren her yeni iş için tek bir soru yeterlidir: bu ne kadar süre ve ne kadar kaynak ekliyor, kim onaylıyor?
Takvim ile bütçe aynı şeydir
Projelerde en pahalı kalem genellikle malzeme değil zamandır. Ekip, kiralanan ekipman, finansman maliyeti ve yönetim dikkati, proje uzadığı sürece harcanmaya devam eder. Bu nedenle bir takvim gecikmesi, henüz hiçbir ek satın alma yapılmamış olsa bile bütçeyi etkilemiştir.
Buradaki en yaygın yönetim hatası, gecikmeyi gizleyip telafi etmeye çalışmaktır. Erken bildirilen iki haftalık bir gecikme yönetilebilir; geç bildirilen aynı gecikme, hızlandırma maliyetiyle birlikte katlanarak büyür.
Bir projede kötü haberin maliyeti, geciktiği her hafta artar.
Bütçeyi koruyan alışkanlıklar
- Kapsamın yazılı ve onaylı olması, her değişikliğin ayrı bir karar sayılması
- İlerlemenin harcanan zamanla değil, tamamlanan somut çıktılarla ölçülmesi
- Belirsizliği yüksek kalemler için baştan ayrılmış, gerekçesi tanımlı bir rezerv
- Risklerin sahibi belli olacak şekilde listelenmesi ve düzenli gözden geçirilmesi
- Kötü haberin cezalandırılmadığı, erken bildirimi teşvik eden bir çalışma kültürü
İyi proje yönetimi sürprizleri tamamen ortadan kaldırmaz; onları erken görünür kılar. Erken görülen bir sapma seçenek üretir, geç görülen sapma ise yalnızca zarar üretir. SAFARI CONSULTING olarak projeleri bu ilkeyle yönetiyor, kapsam ve takvimi bütçenin ayrılmaz parçaları olarak ele alıyoruz.